CIUDAD DE MÉXICO.- Un año después de que comenzó el aislamiento, las formas de estudiar y trabajar han pasado por una evolución constante, mientras las escuelas y organizaciones encuentran las medidas adecuadas para mantener su eficiencia, pese a las dificultades que pueden presentarse.
Conforme se distribuyen las vacunas y se reducen los contagios, paulatinamente los colaboradores han comenzado a regresar a sus espacios de trabajo convencionales, aunque algunos otros se mantienen trabajando en línea, para mantener las medidas de distanciamiento social.
Ante este escenario cambiante, las empresas han tenido que reconfigurar sus instalaciones para cumplir con los protocolos sanitarios, por lo cual, han creado y desarrollado nuevas formas de conectarse y colaborar. A decir de PWC, estas medidas darán forma a las oficinas del futuro.
De acuerdo con la firma de consultoría, una de las principales estrategias que se deben adoptar en este 2021 para enfrentar los desafíos y anticipar la continuidad del negocio, es reinventar la forma de trabajar.
“Es tiempo de dar los primeros pasos para implementar un modelo híbrido de trabajo que priorice la flexibilidad, brinde objetivos claros para los empleados, aumente la eficiencia y productividad y, sobre todo, tenga un enfoque en el bienestar de las personas”, afirmó PWC en su encuesta “Global CEO Survey 2021 – Capítulo México”.
Para Avaya, empresa que proporciona soluciones de comunicaciones en la nube y su ecosistema de aplicaciones de multinube para potenciar la experiencia de los clientes y empleados, la colaboración híbrida ha cobrado una mayor relevancia, mientras las empresas se adaptan al regreso de las oficinas tradicionales.
“Los empleados están regresando a sus oficinas con una capacidad del 50 o 60 por ciento y la plantilla va rotando. El reto es que la experiencia de colaboración pueda ser la misma desde una computadora, sea laptop o de escritorio, o al usar tu smartphone sin importar tu sistema operativo”, comentó en entrevista Gabriel López Resendiz, líder de soluciones cloud de Avaya Latinoamérica.
“Por ello, estamos habilitando que la colaboración pueda ser persistente, sin importar el dispositivo que usas, y para mantener la experiencia al mismo nivel, estamos habilitando algoritmos de Inteligencia Artificial para la cancelación de ruido, para que al participar en una reunión el audio sea claro y no hayan distracciones”.
Uno de los principales productos de la compañía que han impulsado el trabajo remoto y la colaboración híbrida es Avaya Spaces, su servicio de videoconferencias que permite a los usuarios gestionar tareas habituales y el trabajo no planificado, para priorizar cada uno de los pendientes y así alcanzar los objetivos con mayor eficiencia.
Recientemente, Avaya Spaces integró nuevas capacidades, al aumentar el número de participación a las reuniones hasta mil asistentes, y al mejorar la calidad de audio para las llamadas y videoconferencias, además de reducir los ruidos distractores del entorno.
La necesidad de los equipos de conectarse virtualmente ha sido tal que desde el 12 de abril, hasta la fecha, se han realizado más de 689 mil sesiones con Avaya Spaces.
Esas juntas virtuales se traducen en 30.9 millones de minutos de conversación, con una duración promedio de 45 minutos por cada una de las reuniones.
A decir de López Resendiz, la Inteligencia Artificial seguirá siendo uno de los principales pilares en las plataformas de videoconferencias, al habilitar herramientas que mejoran el desempeño de los participantes en las juntas en el esquema híbrido, como es el caso de la integración de Asistentes Virtuales, que facilitan al usuario sumarse a una reunión.
“Entre más rápido las empresas puedan adoptar estas nuevas funcionalidades (respaldadas con IA), la colaboración y la productividad de los usuarios será mucho más rentable.
“La Inteligencia Artificial seguirá jugando un papel muy importante al hacer mucho más amigables y productivas las interacciones en la colaboración”, afirmó el experto en Avaya Spaces.
Ecosistema colaborativo
Al anticiparse al inminente regreso a las oficinas, Logitech, empresa reconocida por sus periféricos y accesorios de cómputo, lanzó recientemente a Rally Bar, Rally Bar Mini y RoomMate, dispositivos enfocados en crear el ecosistema adecuado para las salas de conferencias.
Además, Logitech anunció a Microsoft Teams Rooms, que consistirán en portafolios totalmente equipados para funcionar en dispositivos Windows y Android. Estos ecosistemas están pre configurados para salas de videoconferencias pequeñas, medianas o grandes, con soporte interno a Microsoft Team Rooms.
Con este lanzamiento, Logitech se enfocará en enriquecer la experiencia colaborativa, al ofrecer dispositivos mejor integrados, que faciliten compartir contenido y ofrezcan un mejor desempeño en video y audio.
“Esta pandemia aceleró la transformación digital 5 años y ahora las empresas se han dado cuenta del beneficio del trabajo remoto, con mayor productividad de los empleados, aunque trabajan más horas, pero están más enfocados en lo que hacen”, comentó en entrevista Rubén Porcayo, gerente de videocolaboración en Logitech México.
“De acuerdo con encuestas que hemos realizado, el 65 por ciento de las empresas piensan que van a regresar a laborar, en algún momento de este año, por lo menos con el 25 por ciento de la plantilla laboral”.
A decir de Porcayo, conforme se aplique la vacuna a más personas, se incrementará poco a poco la cantidad de empleados que regresen a sus oficinas. Sin embargo, estos espacios serán adaptados a las nuevas necesidades.
“Hemos notado que las empresas están habilitando espacios privados, con mamparas o paneles, para crear una mayor cantidad de salas reducidas, oficinas privadas y que estén equipadas para la videocolaboración”, comentó Porcayo.
“Aquí está el reto, pues el 75 por ciento de las salas en México y Latinoamericana no están listas para ello. Y aquí entramos nosotros, para que estas salas que se desarrollan para la nueva normalidad estén preparadas, para que el usuario pueda conectar su computadora mediante USB y cuente con una cámara con la capacidad adecuada, según el tamaño de la sala”.
Si bien Microsoft Teams Rooms son ecosistemas enfocados al servicio de Microsoft, Logitech afirma que sus dispositivos se adaptan a las distintas ofertas de plataformas de videoconferencias, para entregar una experiencia óptima, ya sea que los usuarios se conecten desde casa, en una cafetería o en su propia oficina adaptada en este nuevo esquema.
Gracias a la tecnología que integran los dispositivos de Logitech destinados a la videocolaboración, las cámaras pueden ajustar automáticamente la iluminación y los micrófonos reducen el ruido del entorno.
Comunicación inteligente
A la espera de que las compañías continúen con el desarrollo de estrategias para mejorar la productividad de los trabajadores remotos, mientras planifican posibles retornos a la oficina, Poly, empresa que ofrece auriculares, dispositivos y software especializados para conferencias de audio y video, patrocinó un estudio que realizó la firma Frost & Sullivan, para presentar algunas de las tendencias que marcarán este nuevo formato de trabajo híbrido.
En la investigación, se encontró que los colaboradores desean una mayor flexibilidad y una mejor integración entre el trabajo y su vida personal, con la posibilidad de elegir cómo, cuándo y dónde pueden trabajar.
En cuanto a las oficinas convencionales, los empleados esperan regresar a espacios que cuenten con dos metros de distancia, al menos, entre una persona y otra, con áreas adaptadas a estas restricciones de sana distancia, como en ascensores, cafeterías y en las mismas salas de reuniones.
En resumen, la investigación de Frost & Sullivan describe al futuro del trabajo en una organización más pequeña, multifuncional, conformada por equipos ágiles y unificados por la colaboración digital.
Por ello, los equipos de TI de las organizaciones deben mantenerse constantemente actualizados, para prepararse a las nuevas formas de trabajo, con políticas uniformes y estructuradas.
Ante esta situación, Poly estima que vendrá una segunda ola de profesionalización, en donde el personal de Tecnologías de la Información buscará soluciones que permitan reconfigurar sus salas de videoconferencias bajo este nuevo esquema híbrido.
“El año pasado reaccionamos para continuar con los negocios y nuestras vidas. Tuvimos que colaborar de manera dispersa en un ambiente remoto, desde casa; y ahora, vamos a entrar a una transición a la era del trabajo híbrido, con tres escenarios distintos, que nos van a conducir en todo este 2021”, comentó en entrevista Juan Pelagio, director general de Poly México.
“El primer escenario es el trabajo remoto desde casa; el segundo es lo que sucede con los líderes de las empresas, que están en el proceso de planeación para el regreso paulatino a las oficinas; y el tercer escenario es que, mientras más nos reactivamos socialmente, vamos a estar en trayecto. Entonces, el desplazamiento, las oficinas tradicionales y el home office conformarán esta transición hacia el trabajo híbrido”.
Para superar estas nuevas condiciones, Poly ha sumado dispositivos a su portafolio, con características que permiten a los usuarios contar con una experiencia similar, a pesar del escenario en el que se encuentren, al participar en una reunión virtual.
Tal es el caso de la familia de productos Studio, dispositivos todo en uno, con un diseño de barra de sonido, que integra en los extremos altavoces con audio estéreo y una cámara en la parte central que escala la resolución a 4K y que ostenta un sistema de hasta 10 micrófonos para dar mayor claridad a las llamadas, con la capacidad de detectar la fuente del habla para seguir al orador automáticamente y mantenerlo a cuadro, gracias a la Inteligencia Artificial.
“Studio tiene algo que llamamos Meeting AI, que tiene tres características”, explicó Pelagio.
“Con Presenter Mode, es como si contáramos con un camarógrafo que te va a seguir a cada momento; la segunda característica es NoiseBlockAI, que quita de la conversación todos los ruidos involuntarios, como el tecleo, el movimiento de la silla; finalmente está Acoustic Fence, que recrea una valla para que todo lo que esté dentro, sea lo que se transmita únicamente, para que haya una comunicación cristalina”.
A través del hardware, que es la barra de Studio, los usuarios cuentan con todas estas funciones de IA a su disposición en cualquier servicio de videoconferencia, sin importar la suite que utilicen.
De acuerdo con Poly, la pandemia fue un acontecimiento a nivel mundial que ha impulsado a que las empresas llevaran a su tecnología al máximo, con tal de adaptar sus soluciones a las nuevas necesidades que están en constante cambio.
“Es importante contar con dispositivos diseñados para aumentar la inmersión, al reducir el ruido externo y al aumentar la concentración, porque nos toma cerca de 23 minutos volver a concentrarnos y esta distracción puede crear ansiedad y frustración.
“La tecnología nos va a permitir tener la posibilidad de escalar la experiencia a través de la cual colaboramos, ya sea desde el home office, la oficina o si me encuentro en otro sitio”, concluyó el director general de Poly México.
Sigue estos consejos de los expertos al participar en una videoconferencia
– Enciende tu cámara, para que estés más comprometido a poner atención a la sesión y la reunión sea más efectiva, al aumentar tu productividad hasta un 82 por ciento.
– Si quieres ser expresivo al formar parte de una reunión virtual, cuida la iluminación de la habitación.
– En ocasiones, es recomendable adquirir una cámara especializada para videollamadas, pues cuentan con mejores funciones y hay webcams integradas en los equipos, sobre todo laptops, que no cuentan con la mejor ubicación.
– Planea las reuniones, para que las videoconferencias no duren más de 35 minutos.
– Conéctate en un espacio dedicado a ello, para que tu presentación sea profesional.
– La comodidad es importante, al contar con una silla ergonómica y la posición adecuada de la cámara para que puedas adoptar una buena postura y te canses menos.
– Inicia la sesión con el micrófono apagado, para evitar interrupciones cuando te integres.
– En cuanto a vestimenta, evita la ropa con diseños de rayas o cuadros, para que no se genere un efecto de movimiento incómodo para los otros asistentes.
