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La era de los documentos digitalizados en oficinas

En los últimos años , los documentos, archivos y datos son digitalizados para su preservación y para facilitar una óptima gestión de los mismos desde cualquier lugar.

Agencia Reforma

 

CD. DE MÉXICO.- Durante muchos años, el uso del papel ha sido una de las constantes más comunes en la iniciativa pública y privada. Para cualquier trámite, informe o inventario, cientos de miles de hojas eran consumidas para mantener la producción de las organizaciones.

 

Poco a poco esto ha ido cambiando, pero con la transformación digital acelerada de los últimos años, ahora los documentos, archivos y datos son digitalizados para su preservación y para facilitar una óptima gestión de los mismos desde cualquier lugar.

 

Para Xerox, el rol de los escáneres ha cobrado una gran relevancia, al permitir la captura y organización de los documentos y, posteriormente, exportar esos archivos a la nube, con nuevas funciones de seguridad integradas en sus productos más recientes.

 

«El inicio del manejo, gestión y análisis de información, comienza con la digitalización de documentos, la cual debe ser versátil, segura y compatible con dispositivos, aplicaciones y software para utilizar de mejor manera el activo más valioso de las empresas que es la información», comentó César Orrego, gerente de negocios de contenidos y servicios de captura en Xerox Latam.

 

De acuerdo con la compañía, los equipos de TI necesitan datos precisos, con una integración inteligente de los escáneres con sus respectivas plataformas de procesamiento de datos, ya que la información inexacta puede afectar a un sistema completo.

 

Para Epson, los últimos dos años han puesto sobre la mesa la importancia de llevar a cabo las actividades laborales desde donde sea necesario, con el fin de que puedan completarse sin contratiempos, al garantizar la eficiencia y la productividad.

 

Con esto en mente, lanzó los equipos WorkForce ES-200 y WorkForce ES-300W, escáneres compactos y de alto rendimiento para digitalizar documentos y enviarlos directamente a servicios basados en la nube.

 

«Con estos escáneres puedes puedes salir de la oficina sin sacrificar productividad, teniendo los grandes beneficios de un equipo de tamaño regular, pero al alcance de la mano», declaró Adriana Guerrero, gerente de producto senior para Epson México.

 

Firma electrónica, una nueva forma de hacer negocios

 

De acuerdo con el «Índice de Desempeño Logístico» del Banco Mundial, México ocupa el lugar 50 del ranking a nivel mundial, muy por debajo de las economías más desarrolladas. Es decir, no es un país que destaque por su agilidad en los procesos empresariales e industriales.

 

A decir de Pablo Rocha, CEO y cofundador de Tally, una plataforma de legaltech, una parte de los obstáculos que sortea una empresa en el área legal está relacionada a la falta de herramientas y plataformas digitales por parte de las autoridades para agilizar varios trámites.

 

Por otro lado, las nuevas herramientas tecnológicas, como las firmas electrónicas, aún generan cierta desconfianza entre los usuarios.

 

«Las firmas electrónicas podrían dar la sensación de no estar protegido jurídicamente, pero nada más lejos de la realidad. Si tomamos en cuenta que se necesita una autorización firmada, por alguien que está a varios cientos de kilómetros de distancia, la logística de un procedimiento puede detenerse por varios días, incluso semanas, por algo que puede solucionarse con el uso de la tecnología», explicó Rocha.

 

Una firma electrónica es un tipo de verificación digital que sirve para dar validez a un trámite, documento o proceso. A diferencia de la firma autógrafa, la electrónica se suele entender como un conjunto de candados y autenticaciones digitales que se pueden combinar o reforzar entre ellas.

 

«En México, como la legislación civil es de carácter local, depende de cada estado la validez de su uso. Actualmente son 15 las entidades que aceptan las firmas electrónicas para documentos de naturaleza civil; sin embargo, en el caso de documentos de naturaleza mercantil, se permite la firma electrónica a nivel federal», explicó el cofundador de Tally.

 

Según un informe encargado por DocuSign a IDC, el 73 por ciento de las empresas mexicanas actualmente usan tecnología de firma electrónica en sus procesos.

 

El estudio muestra que la adopción de modelos híbridos de trabajo durante la pandemia impulsó la adopción de la firma electrónica, con la finalidad de asegurar la continuidad del negocio, al automatizar los procesos de contratación y gestión de documentos.

 

A decir de Jaime Morales, vicepresidente regional de ventas de DocuSign Mexico, algunas de las industrias que más utilizan la firma electrónica en México son la educativa, hotelera, salud y bancarias, aunque organizaciones de todo tipo la han adoptado, sobre todo durante la pandemia, pues de 2020 a 2021, la compañía reportó un crecimiento del 50 por ciento en sus ingresos.

 

En el estudio elaborado por IDC, se revela que el uso de la firma electrónica ha aumentado 26 por ciento en México de 2020 a 2021. No obstante, aún hay varios retos por superar para que se vea más impulsada, como la cultura laboral.

 

«El reto más importante que vemos es la resistencia al cambio, lo vemos mucho con quien es la competencia: el papel. A la gente le cuesta mucho eliminar esa forma de trabajar», reconoció Morales.

 

«El 58 o 60 por ciento de los casos que hemos visto en el mercado es una barrera cultural. Las empresas cloud, casi todas, nacieron modernas, en entornos digitales, así que la cultura es la principal barrera que frena que la firma electrónica sea adoptada con mayor facilidad».

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